Sie sind Soloselbständig oder haben ein Kleinstunternehmen und suchen ein einfaches Buchhaltungsprogramm?
Buchhaltung mit Lexware Office
Sie sind Soloselbständig oder haben ein Kleinstunternehmen und suchen ein einfaches Buchhaltungsprogramm?
**Wichtiger Hinweis:** Auch eine moderne Buchhaltungssoftware ersetzt **keinen Steuerberater**. Sie unterstützt bei der laufenden Buchhaltung, übernimmt jedoch nicht die individuelle steuerliche Beratung.
Die Buchhaltung selbst erledigen – geht das überhaupt? Ja, für viele Soloselbständige, Freiberufler und Kleinstunternehmen kann das eine gute Möglichkeit sein. Voraussetzung ist allerdings, dass die Buchhaltung zum Unternehmen passt, die Belege ordentlich geführt werden und man sich mit den grundlegenden buchhalterischen Anforderungen auseinandersetzt.
Eine moderne Buchhaltungssoftware kann dabei vieles erleichtern. Eine Lösung ist z. B. Lexware Office.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen ersten Überblick geben: Was kann Lexware Office, für wen kann die Software interessant sein und worauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre laufende Buchhaltung selbst übernehmen möchten?
Buchhaltung selbst machen – ist das für mich geeignet?
Gerade bei einer überschaubaren Anzahl von Geschäftsvorfällen ist es heute nicht mehr zwingend notwendig, die laufende Buchhaltung vollständig auszulagern.
Viele Selbständige kennen ihre eigenen Geschäftsvorfälle sehr genau: Sie wissen, wofür eine Ausgabe angefallen ist, zu welchem Auftrag eine Rechnung gehört oder warum eine bestimmte Zahlung auf dem Geschäftskonto eingegangen ist.
Genau dieses Wissen kann bei der laufenden Buchhaltung hilfreich sein.
Das bedeutet allerdings nicht, dass Buchhaltung einfach nur aus dem Einscannen von Belegen besteht. Auch bei der Nutzung einer modernen Software müssen Geschäftsvorfälle richtig beurteilt und zugeordnet werden. Die Software kann viele Arbeitsschritte unterstützen und automatisieren – die fachliche Entscheidung nimmt sie Ihnen nicht in jedem Fall ab.
Für wen kann die eigene Buchhaltung interessant sein?
Die selbstständige Bearbeitung der laufenden Buchhaltung kann insbesondere für folgende Gruppen interessant sein:
- Soloselbständige und Freiberufler mit überschaubarem Belegaufkommen
- Kleinstunternehmen mit wenigen Mitarbeitern
- Gründerinnen und Gründer, die ihre laufenden Zahlen selbst im Blick behalten möchten
- Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihre laufenden Buchhaltungsarbeiten zumindest teilweise selbst übernehmen möchten
Weniger geeignet ist ein solcher Ansatz beispielsweise dann, wenn die Buchhaltung sehr umfangreich oder komplex ist oder besondere steuerliche und buchhalterische Fragestellungen auftreten.
Hier sollte individuell geprüft werden, welche Aufgaben selbst übernommen werden können und wo professionelle Unterstützung sinnvoll ist.
Was sollte eine moderne Buchhaltungssoftware können?
Wer seine Buchhaltung selbst erledigen möchte, sollte bei der Auswahl der Software nicht ausschließlich auf den Preis schauen.
Entscheidend ist vor allem, ob die Software den eigenen Arbeitsalltag tatsächlich vereinfacht.
Hilfreich sind beispielsweise Funktionen wie:
- digitale Erfassung und Verwaltung von Belegen
- automatische Übernahme von Bankumsätzen
- Unterstützung bei der Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben
- Erstellung von Auswertungen
- Unterstützung bei der Umsatzsteuer
- Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, soweit die persönlichen und steuerlichen Voraussetzungen dafür vorliegen
- digitale Archivierung der Buchführungsunterlagen
- Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Besonders wichtig finde ich dabei einen Punkt: Die Software sollte verständlich und möglichst intuitiv zu bedienen sein.
Denn gerade für Selbständige, die keine ausgebildeten Buchhalter sind, kann eine komplizierte Benutzeroberfläche schnell dazu führen, dass die Buchhaltung immer weiter aufgeschoben wird.
Lexware Office – was steckt dahinter?
Lexware Office ist eine cloudbasierte Software, die sich insbesondere an Selbständige und kleinere Unternehmen richtet.
Die Anwendung verbindet verschiedene kaufmännische Funktionen miteinander. Dazu gehören unter anderem die Belegverwaltung, die Verarbeitung von Bankumsätzen und verschiedene Auswertungsmöglichkeiten.
Ein großer Vorteil einer cloudbasierten Lösung ist die Möglichkeit, von verschiedenen Geräten und Standorten auf die Buchhaltungsdaten zuzugreifen.
Für Selbständige, die ihre Buchhaltung nicht mehr ausschließlich mit Excel-Listen, Papierordnern und einzelnen Programmen organisieren möchten, kann eine solche Lösung daher interessant sein.
Belege digital erfassen
Ein wesentlicher Bestandteil der laufenden Buchhaltung ist die Verarbeitung von Belegen.
Eingangsrechnungen, Quittungen und andere Belege können in Lexware Office digital erfasst und verwaltet werden. Je nach Beleg können dabei Informationen automatisch erkannt und für die weitere Verarbeitung übernommen werden.
Das kann im Alltag eine deutliche Arbeitserleichterung sein.
Trotzdem gilt: Automatische Erkennung bedeutet nicht automatisch richtige Buchhaltung.
Die übernommenen Informationen sollten kontrolliert werden. Insbesondere die Frage, wie ein Geschäftsvorfall buchhalterisch einzuordnen ist, sollte nicht ungeprüft der Software überlassen werden.
Bankumsätze automatisch übernehmen
Auch die Verbindung mit dem Geschäftskonto kann die laufende Buchhaltung vereinfachen.
Statt jede Zahlung manuell zu erfassen, können Bankumsätze automatisch in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. Die Software kann dabei unterstützen, die entsprechenden Geschäftsvorfälle zuzuordnen.
Das spart Zeit und reduziert die Notwendigkeit, Daten mehrfach einzugeben.
Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen kann die Automatisierung hilfreich sein.
Aber auch hier gilt: Automatisierung ersetzt nicht die Kontrolle.
Die Buchhaltung sollte regelmäßig überprüft werden. Unklare oder falsch zugeordnete Geschäftsvorfälle sollten korrigiert werden, bevor daraus fehlerhafte Auswertungen entstehen.
Was ist mit Umsatzsteuer und EÜR?
Für viele Selbständige ist die Umsatzsteuer ein wichtiger Bestandteil der laufenden Buchhaltung.
Eine geeignete Software kann bei der Ermittlung und Aufbereitung der Umsatzsteuer unterstützen und die erforderlichen Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung bereitstellen.
Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) kann mit entsprechender Software vorbereitet werden.
Welche steuerlichen Pflichten tatsächlich bestehen, hängt allerdings von der jeweiligen Unternehmensform und den persönlichen Umständen ab.
Die Software ersetzt daher keine steuerliche Beratung.
Das gilt insbesondere dann, wenn sich Fragen zur Umsatzsteuer, zur steuerlichen Behandlung einzelner Geschäftsvorfälle oder zur Gewinnermittlung ergeben.
Was spricht dafür, die Buchhaltung selbst zu erledigen?
Die Eigenbearbeitung der laufenden Buchhaltung kann einige Vorteile haben.
Sie kennen Ihre Geschäftsvorfälle
Sie wissen in der Regel selbst am besten, warum eine Zahlung erfolgt ist und welchem geschäftlichen Zusammenhang sie zuzuordnen ist.
Sie haben Ihre Zahlen im Blick
Wenn Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig bearbeiten, beschäftigen Sie sich automatisch mit Ihren Einnahmen, Ausgaben und offenen Forderungen.
Sie können Zeit und Kosten sparen
Wer einen Teil der laufenden Buchhaltungsarbeiten selbst übernimmt, kann den Umfang der extern vergebenen Leistungen reduzieren.
Sie können digitale Prozesse nutzen
Eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Belege, Bankumsätze und Auswertungen digital an einem Ort zu verwalten.
Aber: Buchhaltung selbst machen bedeutet auch Verantwortung
Die Entscheidung, die laufende Buchhaltung selbst zu erledigen, sollte nicht ausschließlich unter dem Gesichtspunkt der Kosten betrachtet werden.
Sie investieren dafür Ihre eigene Zeit.
Außerdem müssen Sie sich mit den grundlegenden Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung beschäftigen. Fehler bei der Erfassung oder Zuordnung von Geschäftsvorfällen können später zusätzlichen Aufwand verursachen.
Und natürlich müssen Sie Ihre steuerlichen Pflichten und Fristen im Blick behalten.
Eine gute Software kann Sie dabei unterstützen – sie nimmt Ihnen die Verantwortung für die Richtigkeit Ihrer Buchhaltung jedoch nicht vollständig ab.
Was hat der Steuerberater damit zu tun?
Selbst wenn Sie Ihre laufende Buchhaltung selbst erledigen, ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater sinnvoll, bzw. wichtig.
Ein mögliches Modell sieht beispielsweise so aus:
Sie übernehmen die laufende Erfassung der Geschäftsvorfälle.
Der Steuerberater erhält die erforderlichen Daten und übernimmt – abhängig von der vereinbarten Zusammenarbeit – beispielsweise die steuerlichen Auswertungen, Steuererklärungen oder den Jahresabschluss.
Damit können die jeweiligen Stärken sinnvoll miteinander verbunden werden:
Sie kennen Ihr Unternehmen und die einzelnen Geschäftsvorfälle.
Der Steuerberater bringt sein steuerliches Fachwissen ein.
Welche Aufgaben dabei von wem übernommen werden, sollte individuell vereinbart werden.